数ヶ月ほど前に日本に旅行したときに免税のための在留証明書を発行したのですが、面倒だったのでメモ。

要点

“2年前から在留していた”ということを証明する書類を持っていく
手続きはなるべく窓口でやる
ラップトップPCを持っていく

です。ちなみにこの手続きは日本国籍を要していて、かつ住民登録がない人が前提です。

2年前から在留していた証明書類をもっていく

まず、必要な書類について、各領事館のウェブサイトが記載があります。サンフランシスコ領事館の場合はこちら https://www.sf.us.emb-japan.go.jp/itpr_ja/m03_03_04.html

この項目の中で面倒なのが

(オ)戸籍謄 (抄) 本等の原本又はコピーと
(カ) 住所を立証する書類

です。

(オ)についてはどういう形であれ入手する必要があります。これについては古いコピーであっても問題ないです。(2018年発行のものでも大丈夫だった)

(カ) については、特に免税で利用する場合、”2年以上在留している”ことの証明が必要になります。

自分のケースで話すと、今の家に2年以上住んでいるので、3ヶ月以内に発行された電気料金の支払いの明細書を持っていきました。ところが、これだけだと”現在の住所”を示すことはできるが、”2年前から住んでいた”という証明ができないので免税用の在留証明書が発行できない、と職員に言われました。ちなみにそんなことは数ヶ月前には上記のウェブサイトには記載がなかった記憶があります。(いまは(3)いつからその住所 (現住所) に居住しているかを証明する必要がある場合がそれに該当するのかな?)

手続きはなるべく窓口でやる

上記のような自体が余裕で発生しうるので、手紙でのやりとりはリスクが高いです。なるべく現地に行き職員にどう対応できるのか相談する方がよいです。

ラップトップPCを持っていく

“2年前から住んでいたと証明できる書類はなにか?”と確認したところ、”当時の日付が記載された今の住所と同じ書類”と言われました。慌ててラップトップをひっぱりだし、その場でGoogle Driveを検索し、賃貸契約書類をダウンロードしました。これをその場で職員にメールで送付し、無事受け付けてもらうことができました。

意外と職員も臨機応変に対応してくださるので、書類不備に備えてインターネットにアクセスできる環境を持っていくことをおすすめします。